Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Birimi

Görev ve Sorumluluklar

Elektronik Belge Yönetim Sistemi; kurumun faaliyetlerini yerine getirirken oluşturulan her türlü dokümantasyonun içerisinden kurumun faaliyetlerinin delili olabilecek belgelerin ayıklanarak bunların içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistemdir.

• İş süreçlerinde yapılan yazışmalar ve üretilen evrak/belgelerin üretimlerinden başlanarak dosyaların oluşumu, düzenlenmesi, değerlendirme-ayıklama-imha işlemlerinin yönetimi ve arşive transferine kadar olan sürecin belge yönetim ilke ve yöntemlerine göre yönetimini sağlamak.
• İş süreçlerinde üretilen belgelerin elektronik ortamda e-imza destekli bir sistemde gerçekleştirilmesi sürecini tanımlayarak uygulamaya geçirmek ve üniversitenin Ebys sistemi kurularak e-devlet entegrasyonunu sağlamak.
• Fiziksel arşiv işlerini yürütmek ve bu kapsamda üniversitenin yasal düzenlemelerin öngördüğü çerçevede merkezi bir bina yapılmasını sağlamak ve üniversitenin idari, hukuki, mali, kültürel ve araştırma değeri taşıyan arşiv belgelerini bu yapıda toplayarak belge yönetimi ve arşiv disiplinin öngördüğü ilke ve yöntemlere göre tasnif etmek, korumak ve araştırmaya açmak.