Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Birimi

Görev ve Sorumluluklar

Elektronik Belge Yönetimi Sistemi (EBYS), resmi belgelerin elektronik ortamda mevzuat ve standartlara uygun bir şekilde güvenli ve etkin olarak yönetildiği, teknolojik ve yasal gelişmelerin hızlı ve doğru biçimde uygulandığı bir sistemdir.

• EBYS ile ilgili güncel mevzuat, genelge, yönetmelik ve standartları takip ederek, sistemin yeniliklere uygun şekilde çalışmasını sağlamak,
• Üniversitemiz personelinin EBYS’yi sorunsuz kullanmasını sağlamak. EBYS’de çıkabilecek sorunlar için hizmet alımı yapılan firma ile iletişime geçerek süreci yönetmek, 
• EBYS’nin işleyişi ile ilgili gelen öneri, talep ve şikayetleri incelemek, uygun görülen öneri ve talepleri hizmet alınan firmaya iletmek, sorunlara ilişkin çözüm üretmek ve gerekli kontrolleri yaptıktan sonra sisteme uyarlamak,  
• EBYS’yi kullanacak personelin sisteme tanımlanmasını sağlamak,
• EBYS kullanıcısına ait kişisel bilgilerde bir değişiklik söz konusu olduğunda ilgili güncellemeleri yapmak,
• EBYS kullanıcısına ait görev yeri bilgilerinde bir değişiklik söz konusu olduğunda eski hesabının kapatılması yeni birime yeni hesap açılması işlemlerini gerçekleştirmek,
• EBYS kullanıcısı birimden ya da kurumdan ayrıldığında, hesabının görevini devralan personele aktarılarak kapatılmasını sağlamak,
• Üniversitemiz birimlerinden gelen görevlendirmelere ilişkin resmi yazı veya atama onayına istinaden hesap açmak, kapatmak veya gerekli güncellemeleri yapmak.
• Üniversitemizde açılan, kapanan veya isim değişikliği olan birimler için Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sisteminde (DETSİS) yapılan düzenlemeleri EBYS’ye yansıtmak,
• Üniversitemiz Personel Daire Başkanlığı Hizmet İçi Eğitim Şube Müdürlüğü’nden gelen talepler doğrultusunda kullanıcılara EBYS eğitimi vermek,
• EBYS kullanıcılarını yenilikler hakkında bilgilendirmek,
• Elektronik imza ile ilgili birimlerden gelen başvuruları almak, kullanıcı bilgileri ve Kamu Sertifikasyon Merkezi Otomasyonundaki gerekli kontrolleri yaptıktan sonra, uygun bulunan talepleri TÜBİTAK Kamu Sertifikasyon Merkezi’ne bildirmek,
• E-imzası kurye aracılığı ile kendisine teslim edilen kullanıcılara pin oluşturma ve bilgisayarında bulunması gereken güncel yazılımlar konusunda destek sağlamaktır.