Giden Evrak Birimi

Görev ve Sorumluluklar

• Tüm kurum içi ve kurum dışı evrak kayıt ve sevk işlemleri EBYS sistemi üzerinden yapılmaktadır.
• PTT, kargo, APS, elden vb. gelen evraklar incelenerek teslim alınmaktadır. Üniversitemizi ilgilendirmeyen, yanlış gelen evraklar iade edilmekte, Rektörlük merkez birimlerini ilgilendirmeyen evraklar ilgili birime yönlendirilmektedir.
• Kurum dışından gelen ve teslim alınan evraklar, EBYS’ye giriş işlemi yapılmakta, hangi birimi ilgilendirdiği tespit edilmekte ve ilgili birime sevk edilmektedir.
• EBYS üzerinden birimlere sevk edilen evraklar, fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
• Gizli evraklar, YÖK evrakları, Makama gelen evrakların kayıtları tutularak makama sunulmakta, makamın sevk edilmesini uygun gördüğü yerlere EBYS üzerinden sevk edilmekte ve fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
• Faks olarak gelen evraklar EBYS’ye girişi yapılarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
• Kurum dışına gönderilmek üzere birimlerden gelen evraklar incelenerek teslim alınmaktadır.
• Kurum dışına gönderilecek evrakların EBYS üzerinden posta işlemleri yapılmakta, zarflama, paketleme, posta gönderi türüne göre(normal posta, taahhütlü, iadeli taahhütlü, APS) posta gönderi listeleri hazırlanmaktadır.
• Postaya verilecek evrakların posta türüne, ağırlığına ve yurt içi, yurt dışı olmasına göre posta ücretleme makinasıyla ücretlendirme işlemi yapılmaktadır.
• Kargoya verilecek dokümanların işlemleri yapılmaktadır.
• Yazışma evraklarının dışında; dergi, davetiye vb. dokümanların posta işlemleri yapılmaktadır.
• Kurum dışına gönderilecek evraklar PTT şubesine götürülmektedir.
• PTT’ye teslim edilen evrakların EBYS üzerinden kapatma işlemleri yapılmaktadır.
• Posta ücretleme makinasına PTT’den ücret yüklenmesi işlemleri yapılmaktadır.
• Posta ücretleme makinasının belirli periyotlarla bakımının yapılması sağlanmaktadır.
• Kurum içi ve kurum dışından, evraklar hakkında sorulan sorulara cevap verilmekte, evrakların EBYS üzerinden gelip gelmediği, hangi birimde olduğu bilgileri verilmektedir.