Genel Evrak Birimi

Görevlerimiz

  1. Tüm kurum içi ve kurum dışı evrak kayıt ve sevk işlemleri EBYS sistemi üzerinden yapılmaktadır.
  2. PTT, kargo, APS, elden vb. gelen evraklar incelenerek teslim alınmaktadır. Üniversitemizi ilgilendirmeyen, yanlış gelen evraklar iade iade edilmekte, Rektörlük merkez birimlerini ilgilendirmeyen evraklar ilgili birime yönlendirilmektedir.
  3. Kurum dışından gelen ve teslim alınan evraklar, EBYS’ye giriş işlemi yapılmakta, hangi birimi ilgilendirdiği tespit edilmekte ve ilgili birime sevk edilmektedir.
  4. EBYS üzerinden birimlere sevk edilen evraklar, fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
  5. Gizli evraklar, YÖK evrakları, Makama gelen evrakların kayıtları tutularak makama sunulmakta, makamın sevk edilmesini uygun gördüğü yerlere EBYS üzerinden sevk edilmekte ve fiziki olarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
  6. Faks olarak gelen evraklar EBYS’ye girişi yapılarak ilgili birime ulaştırılmaktadır.
  7. Kurum dışına gönderilmek üzere birimlerden gelen evraklar incelenerek teslim alınmaktadır.
  8. Kurum dışına gönderilecek evrakların EBYS üzerinden posta işlemleri yapılmakta, zarflama, paketleme, posta gönderi türüne göre(normal posta, taahhütlü, iadeli taahhütlü, APS) posta gönderi listeleri hazırlanmaktadır.
  9. Postaya verilecek evrakların posta türüne, ağırlığına ve yurt içi, yurt dışı olmasına göre posta ücretleme makinasıyla ücretlendirme işlemi yapılmaktadır.
  10. Kargoya verilecek dokümanların işlemleri yapılmaktadır.
  11. Yazışma evraklarının dışında; dergi, davetiye vb. dokümanların posta işlemleri yapılmaktadır.
  12. Kurum dışına gönderilecek evraklar PTT şubesine götürülmektedir
  13. PTT’ye teslim edilen evrakların EBYS üzerinden kapatma işlemleri yapılmaktadır.
  14. Posta ücretleme makinasına PTT’den ücret yüklenmesi işlemleri yapılmaktadır.
  15. Posta ücretleme makinasının belirli periyotlarla bakımının yapılması sağlanmaktadır.
  16. Kurum içi ve kurum dışından, evraklar hakkında sorulan sorulara cevap verilmekte, evrakların EBYS üzerinden gelip gelmediği, hangi birimde olduğu bilgileri verilmektedir.

Görevli Personel

Adı ve Soyadı Ünvanı Telefon
Günal DOĞAN Şube Müdürü 202 23 63
Ramazan YILDIRIM  Bilgisayar İşletmeni 202 23 64
Aslan Menderes İBAR Bilgisayar İşletmeni 202 23 66
Cihat YÜKSEL Memur 202 23 65
İdris SAYILI Hizmetli 202 23 62
Yılmaz KORKMAZ Hizmetli 202 23 65
Selda TÜZE Sözleşmeli 202 23 85
Türkan PARLAK Bilgisayar İşletmeni 202 26 94